Что это? Инкассация денежных средств – передача кассовых денег бизнесом в руки инкассаторских служб. Также существует понятие самоинкассации – право самостоятельно относить деньги в банк, но это небезопасно.
Как организовать? Необходимо заключить договор со специализированной или банковской организацией, подготовить помещение, где будет проходить передача денег, контейнеры.
Что собой представляет инкассация денежных средств
Каждый предприниматель и директор компании знает, что хранение денежных средств в торговой точке – не лучшее решение. Дело в том, что может произойти путаница при учете наличных денег. Также придется приобрести сейф и специальное оборудование для хранения, кроме того, сотрудники будут загружены лишней работой. Самое неприятное – может случиться хищение средств, поэтому сдача денежных средств в инкассацию – способ обезопасить себя и персонал.
Под инкассацией понимается транспортировка наличных денег в банковскую организацию, чаще всего именно в ту, где у компании открыт расчетный счет. Наличные средства передаются в банк, который зачисляет их на счет фирмы.
По завершении этой операции вы сможете воспользоваться деньгами для того, чтобы рассчитаться с контрагентами, выдать зарплату персоналу, оплатить налоги, сборы и штрафы.
Обратите внимание! По закону необязательно нанимать инкассаторов, чтобы транспортировать денежные средства. Владелец компании может сам отвезти наличные в банковскую организацию. Однако такой подход может быть небезопасным. Еще один нюанс заключается в том, что правила и порядок инкассации денежных средств не регламентированы по закону.
Права и обязанности субъектов инкассации денежных средств
По закону количество денежных средств, которые можно хранить на торговой точке, строго ограничено. Юридические лица устанавливают лимит наличных остатков, который не должен быть превышен (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).
Несмотря на данное требование в магазине должны быть наличные деньги, чтобы:
- выдавать сдачу клиентам;
- рассчитываться с поставщиками товара;
- выдавать зарплаты персоналу;
- покупать оборудование и все необходимое для работы;
- ремонтировать оргтехнику;
- приобретать необходимые хозяйственные мелочи – воду, кассовую ленту и тому подобное;
- иметь наличные средства для иных расходов.
Это в теории, а в реальности происходит следующим образом: директор и ответственные сотрудники, к примеру бухгалтер, экономист, определяют, какой объем налички нужно оставлять в кассе для текущих расходов.
К примеру, было принято решение, что в кассе должно быть 50 000 рублей. Затем руководитель подписывает приказ об установленном лимите наличных средств в указанном размере. Исходя из этого, все денежные средства, превышающие данный лимит, будут изъяты из кассы, после чего их разместят на расчетном банковском счете.
Не существует определенного ограничения по наличным средствам. Компания самостоятельно решает, какой будет лимит. В некоторых случаях все расчеты проводятся через наличку.
Наличными деньгами осуществляется расчет с контрагентами, происходит выплата заработной платы персоналу, при этом безнал практически не используется. Тогда лимит остатка может быть установлен любой, даже 1 000 000 рублей.
Но когда ключевые расчеты осуществляются денежными переводами, хранение наличных средств в сейфе нецелесообразно. В данной ситуации лимит может быть небольшой, только чтобы продавец мог выдать сдачу клиентам.
Чтобы правильно осуществлять инкассацию наличных денежных средств, следует грамотно определить лимит и соблюдать его. При обнаружении превышения указанной суммы, компания будет оштрафована согласно Кодексу РФ об административных правонарушениях:
- штраф 4 000-5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
- штраф 40 000-50 000 руб. для юридических лиц.
В некоторых случаях допустимо превышение лимита. К примеру, дни выдачи зарплаты, соцвыплат, поскольку в это время требуется большое количество наличных средств. Поэтому даже если лимит будет превышен, компанию не оштрафуют. Данный период составляет не более 5 рабочих дней.
Важно! По закону только юридические лица, не относящиеся к СМП, должны определять лимит для инкассации денежных средств, это необходимое условие.
Если у вас ИП, устанавливать лимит можно, но необязательно, здесь индивидуальный предприниматель решает самостоятельно (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, пункт второй абзац десятый). Это же правило действует относительно субъектов малого предпринимательства и малых предприятий.
Когда индивидуальный предприниматель определил лимит наличных средств, издав приказ, то в силу вступят все требования. ИП придется нести ответственность, такую же, как и для юридических лиц, в том числе и штрафы. Однако если лимит не установлен, никакой ответственности не будет.
Правила инкассации денежных средств для индивидуальных предпринимателей понятны. Но что такое субъекты малого предпринимательства? К ним относятся организации, включая ООО, соответствующие следующим требованиям:
- выручка в год составляет не более 800 000 руб.;
- среднегодовой штат персонала – до 100 сотрудников;
- доля иных организаций в уставном капитале – до 49 %;
- участие НКО и госорганизаций в уставном капитале – до 25 %.
Кто производит инкассацию денежных средств
Рассмотрим, как проходит инкассация денежных средств двумя возможными способами:
- Документальное оформление при инкассации денежных средств своими силами. В этом случае компания самостоятельно перевозит деньги и вносит их в банковскую кассу либо осуществляет самоинкассацию через банкомат. В последнем случае потребуется специальная бизнес-карта либо логин и пароль.
- Наем лицензированных инкассаторов.
- Сотрудничество с банковской организацией, в которой у компании открыт счет. У банка либо есть свои инкассаторы, либо кредитная организация сотрудничает с надежным подрядчиком.
При оказании услуги инкассации денежных средств специалисты передвигаются на машине с бронировкой. При найме работники обучаются, а затем проходит сдача экзаменов. В обучение входит правовая, физическая, огневая и техническая подготовка.
Выполняя свои задачи, профессиональные инкассаторы также проходят обучение, сдают нормативы, соревнуются.
Выезд на маршрут сотрудников инкассаторской службы происходит бригадами. Команда состоит из двух-трех инкассаторов, а также водителя. До выезда на место сотрудников инструктируют, выдают оружие, рации и бронежилеты. Инкассаторы могут подъехать в торговую точку по графику либо после вызова, все зависит от требований, прописанных в контракте.
Работа инкассаторской службы контролируется ФЗ № 395-1-ФЗ «О банках и банковской деятельности».
Существует несколько видов инкассации денежных средств, к которым относится не только транспортировка наличных в банковскую организацию. К примеру, инкассаторы выполняют следующую работу:
- перевозят ценные бумаги и дорогостоящие предметы;
- изымают деньги из торговых и вендинговых аппаратов;
- доставляют денежные средства из банковской организации в фирму, когда требуется наличка;
- перевозят деньги между разными подразделениями организации;
- транспортируют из банковской организации кредитные деньги.
Даже с учетом проводимых мер защиты существует риск утраты наличных денег. К примеру, на инкассаторскую службу могут напасть либо случится авария, автомобиль загорится и транспортируемые наличные деньги сгорят.
В данной ситуации понесет ответственность за случившееся именно бригада инкассаторов, поскольку им были предоставлены наличные деньги и сотрудники службы отвечают за их сохранность.
Поэтому, передавая деньги, инкассаторы должны отслеживать обстановку, чтобы не произошло ЧП. Если случится форс-мажорная ситуация и ценный груз будет украден либо пропадет, за возмещение убытков будет отвечать инкассаторская контора.
Чтобы компенсировать утраченные деньги, инкассаторы пользуются услугами страховых фирм. Поэтому заказчик может не беспокоиться: в любом случае денежные средства ему будут возвращены.
После того как бригада забирает груз, на нее ложится как материальная, так и административная, уголовная ответственность.
Читайте также: Как обезопасить дом: охранные и противопожарные меры
Правильная организации инкассации денежных средств
Прежде всего необходимо подобрать контору, предоставляющую услуги по инкассации денежных средств организации. После этого заключается контракт, при выполнении работы следует соблюдать основные правила и технические требования.
Шаг 1. Подписываем контракт.
Договор инкассации денежных средств бывает двусторонним либо трехсторонним:
- Двусторонний контракт подписывает заказчик и банковская организация. В данной ситуации службы банка перевозят денежные средства, проверяют купюры на подлинность, выполняют перерасчет, зачисляют наличку на расчетный счет.
- Трехсторонний контракт подписывают клиент, банковская организации и инкассаторская компания, которая отвечает за транспортировку наличных средств. Другие манипуляции выполняет банк.
Оформить данный договор могут финансовые, кредитные, торговые организации и ИП.
Шаг 2. Подготавливаем помещение для передачи наличных.
Осуществлять передачу денег допустимо в помещении, запираемом изнутри, поэтому необходимо провести подготовку заблаговременно.
Шаг 3. Определяемся с пакетами для упаковки денежных средств.
Чтобы перевозить выручку, потребуются инкассаторские сумки, они предоставляются банком либо инкассаторской службой. Если количество денег небольшое, подойдут прочные пластиковые одноразовые сейф-пакеты.
После того как сейф-пакет будет наполнен, его нужно заклеить. После выполнения этой манипуляции его нельзя открыть, не испортив. При поступлении средств в финансовую организацию ответственные сотрудники должны убедиться, что упаковка не разорвана.
Порядок инкассации денежных средств
Работники инкассаторской службы не занимаются пересчетом денежных средств. Их задача – принять наличку, проверив сопроводительные документы по инкассации денежных средств. За упаковку денег и подготовку документов отвечает кассир либо бухгалтер. При обнаружении неточности в документации инкассатор не примет наличность, однако вызов службы придется оплатить.
Чтобы исключить подобную ситуацию, необходимо заранее подготовиться:
- Уточнить Ф. И. О. сотрудника инкассаторской службы, по прибытии посмотреть документ, удостоверяющий личность, и доверенность на перевозку денежных средств.
- Пересчитать выручку и оставить в кассе минимальное количество наличных.
- Пересчитать перевозимую сумму, рассортировать денежные знаки по номиналам, монеты положить в пакет.
- Заполнить сопроводительную документацию: препроводительную ведомость, квитанцию о приеме денег, накладную.
- Упаковать деньги в сейф-пакет вместе с препроводительной ведомостью;
- Накладную отдать инкассатору.
- Квитанцию о приеме наличности, подписанную инкассатором, взять себе.
- Удостовериться, что на документации есть подписи и печати всех сторон.
Читайте также: Тревожная кнопка: виды, принцип работы и использования
Часто задаваемые вопросы об инкассации денежных средств
- Какие выдвигаются требования к инкассации денежных средств в кассе?
Требования к заказчику данной услуги приведены в договоре сотрудничества. Компания должна:- обеспечить проезд автомобиля инкассаторов к дверям торговой точки либо к запасному выходу;
- сделать хорошее освещение у входа в организацию, а также на протяжении всего пути следования инкассаторов до кассы;
- обеспечить свободное передвижение специалистов внутри магазина, инкассаторов должен сопровождать охранник либо персонал фирмы;
- выделить отдельное кассовое помещение, дверь в нем должна закрываться изнутри, допустимо приостановить работу магазина на время передачи наличных.
Вышеописанные требования определены законом и прописаны в контракте. Поэтому руководитель, рассматривая необходимость подобной услуги, должен четко понимать, как проходит инкассация денежных средств, чтобы не создавать себе дополнительных проблем.
- Кто несет ответственность за денежные средства?
При инкассации денежных средств физического лица, компании или ИП сотрудники службы не несут ответственность, если будет обнаружена недостача или переизбыток денежных средств, фальшивые банкноты. Но должно соблюдаться одно условие – инкассаторская сумка целая, так же как и пломбировочный оттиск. Однако инкассатор должен возместить недостачу, если он принял сумку с повреждениями либо потерял ее. - Что произойдет, если порядок проведения инкассации денежных средств будет нарушен?
При обнаружении нарушений, к примеру повреждении сумки, несовпадении сумм передаваемых средств в ведомости и квитанции, перевозка денежных средств инкассатором не проводится. Однако вызов службы состоялся, поэтому вам придется оплачивать его. - Цена перевозки денежных средств и инкассации
Цена данной услуги зависит от размера выручки, которую необходимо транспортировать, времени инкассации, особенностей маршрута, наличия вооруженной охраны, а также частоты перевозок.
Итоговая стоимость рассчитывается с учетом фиксированной цены за выезд (500-800 руб.) и % от суммы, сдаваемой инкассаторам (0,1-2 %).
Прежде чем подписывать договор инкассации денежных средств, следует на сайте банковской организации изучить стоимость услуги, которая определяется для каждого клиента отдельно. Банк работает с крупными суммами, это значит, что чем больше наличности, тем меньше процент за услуги.
Для постоянных клиентов (у вас открыт расчетный счет в банке, вы арендуете онлайн-кассу, при эквайринге) финансовая организация предлагает скидку.
Теперь вы знаете, как происходит инкассация денежных средств и перевозка наличности из торговой точки в банк. Прежде чем обратиться в инкассаторскую службу, необходимо обеспечить условия по передаче денежных средств. Подъезд машины к магазину должен быть свободен, следует также выделить помещение, закрывающееся изнутри. Вызывая специалистов по транспортировке, важно подготовить документы по инкассации денежных средств.
