Учет рабочего времени сотрудников: виды и методы

Зачем нужен? Учет рабочего времени сотрудников необходим, чтобы контролировать персонал. За количество отработанных дней начисляется зарплата. Учет нужен и для бухгалтера, и для начальника, чтобы быть в курсе, чем занимаются его подчиненные.

Как вести? Для контроля за сотрудниками выбирают обычные таблицы в Excel, тайм-трекеры, подойдут бухгалтерские программы, видеонаблюдение и контроллеры. Главное – вести табель учета рабочего времени и хранить его до 75 лет.

Что значит учет рабочего времени сотрудников

В Трудовом кодексе Российской Федерации в статье 91 указано, что рабочее время – это временной отрезок, на протяжении которого работник осуществляет свои должностные обязанности на предприятии, придерживается правил внутреннего распорядка и условий законодательных актов.

При этом определенные обязанности возлагаются не только на персонал. Руководство фирмы обязано вести учет рабочего времени сотрудников, продолжительность которого по закону не должна превышать 40 часов в неделю.

При грамотном ведении журнала учета рабочего времени сотрудников в него заносится не время физического нахождения человека на рабочем месте, а именно часы, которые он посвятил непосредственно работе. Данный метод позволяет эффективно бороться с ленью, прокрастинацией и всякими личными занятиями (соцсети, новости, игры в телефоне и т. д.), отвлекающими работника от выполнения его трудовых обязанностей.

Система учета рабочего времени сотрудников разработана таким образом, чтобы было удобно вести подсчет часов, фактически посвященных работе. Данные фиксируются в табеле, который в соответствии с законодательными требованиями должна вести каждая фирма, независимо от ее масштаба.

Форма табелей регламентируется законом: это T12 для бумажных носителей, заполняемых вручную, и T13 – для автоматизированного программного обеспечения.

Зачем вести учет рабочего времени сотрудников

Компания сталкивается с такими проблемами, как недостижение поставленных целей, снижение доходов, увеличение расходов, чаще всего по таким причинам:

• недостаточный контроль фактического рабочего времени персонала;
• нехватка необходимых средств наблюдения за действиями персонала в рабочее время;
• безответственный подход некоторых сотрудников к использованию рабочих часов;
• отсутствие грамотной схемы распределения обязанной и контроля за их выполнением.

Когда не налажен надлежащий контроль, снижается и заинтересованность персонала в оперативном и результативном выполнении рабочих обязанностей, повышении квалификации и расширении познаний в конкретной профессиональной сфере.

Руководству сложно дать адекватную оценку продуктивности работников, если не организован должным образом контроль расхода рабочего времени, а учетная документация ведется беспечно. Как можно требовать конкретных результатов работы, когда реальные возможности персонала не соответствуют времени, отведенному на выполнение задания?

Ежедневный контроль и учет рабочего времени сотрудников, а также фиксация полезных и непроизводительных его затрат помогут устранить описанные проблемы. Только посредством учета времени, расходуемого коллективом напрасно и на реальное выполнение служебных обязанностей, поможет обнаружить нарушения внутреннего распорядка и ограниченную компетентность отдельных сотрудников. Такие меры позволяют руководящему звену выносить решения о поощрении или наложении санкций на работников.

Постоянный учет рабочего времени сотрудников организации помогает:

• обнаружить слабые звенья, обозначить причину низкой производительности, минимизировать трату времени на действия, не связанные с выполнением служебных заданий;
• выяснить, какие производственные задачи требуют самых больших трудозатрат;
• произвести оптимизацию производственных процессов за счет их автоматизации, а также замены и дополнительного обучения работников;
• выявить скрытые потери рабочего времени, обозначить причины несоблюдения сроков;
• равномерно распределять нагрузку между кадрами и четко определять время, необходимое для выполнения конкретных заданий;
• выявлять нарушителей внутреннего трудового распорядка;
• адекватно оценивать необходимость понижения/повышения тех или иных сотрудников либо расширения штата.

Ответственность за контроль расхода работниками рабочего времени лежит на плечах руководителей компании и их филиалов. Для ведения учетной документации назначаются ответственные лица.

5 режимов работы

Устраиваясь на работу, человек должен ознакомиться и подписать не только трудовой контракт, но и должностную инструкцию. В одном из документов содержатся данные о режиме и графике работы. Эта информация и будет составлять основу начисления заработной платы с учетом времени, затраченного на выполнение должностных обязанностей.

Существует пять режимов работы.

Нормированный

Это пятидневка с восьмичасовым рабочим днем. Все переработки, образованные за счет привлечения специалистов в выходные дни, оплачиваются сверхурочно, либо сотруднику дают дополнительный выходной. Такой режим используют в основном организации, в которых задействован персонал с четкими должностными обязанностями.

Ненормированный

Он выходит за рамки традиционной пятидневки. Работники вынуждены часто задерживаться на работе, трудиться в праздничные или выходные дни, ездить в командировки. При ненормированном рабочем дне дополнительной оплаты за переработку не предусмотрено, однако в соответствии с законодательными требованиями фирма должна прибавить сотруднику от 3 до 10 дней оплачиваемого отпуска к 28 календарным.

Читайте также: Правила эвакуации людей при пожаре

Свободный или гибкий

Такую формулировку можно часто встретить в описании вакансий. Такой режим не регламентируется законом, но и не противоречит ему. В трудовой договор или в должностную инструкцию вносится запись, сколько часов сотрудник должен отработать, например, в офисе, а также время, когда руководитель может связаться с ним в мессенджере или по телефону.

Сменный

График в соответствии со сменным режимом работы является плавающим, а режим работы согласовывается с персоналом перед началом каждого нового месяца. При наличии ночных смен ставка должна быть удвоена.

Дистанционный или удаленный

Относительно новый вид трудовых отношений, при котором работник не должен ежедневно приезжать на работу, так как свои должностные обязанности он может выполнять из любой удобной для него локации. Регламентируется такой график главой 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Для облегчения коммуникации отделов, а также для учета часов и ведения табеля рабочего времени сотрудников зачастую используются CRM.

Виды учета рабочего времени

По регламенту наниматель обязан вести учет работы и рабочего времени сотрудников, однако способы реализации этого механизма он определяет сам. Следовательно, выбор технологии находится полностью в компетенции компании.

Различают три основных вида учета рабочего времени.

Поденный

В табель вносится число часов, отработанных человеком за день. При расчете зарплаты эти часы суммируются. Трудности с такой методикой могут возникнуть только в том случае, если сотрудник, к примеру, в понедельник отработал 10 часов, а в пятницу – только шесть. Чтобы не оплачивать сверхурочные два часа, отработанные сверх нормы, рациональнее вести учет рабочего времени не за сутки, а за неделю или месяц.

Понедельный

Он нужен непосредственно для ситуации, описанной выше: когда необходимостью производства продиктована разная продолжительность пребывания персонала на рабочем месте в разные дни. Данная методика основывается на том, что рабочая неделя составляет 40 часов, а распределять по дням их можно неравномерно.

В данном случае расчет зарплаты тоже осуществляется по неделям. Получилось ровно 40 рабочих часов? Оплата будет насчитана по фиксированной ставке. Норма была превышена? Переработанные часы вносятся в табель как сверхурочные и оплачиваются отдельно.

Суммированный учет рабочего времени сотрудников

При необходимости или по желанию период учета может быть увеличен: месяц, квартал, год. Однако стоит принимать во внимание, что учетный период при суммированном учете не может составлять дольше трех месяцев для работников, занятых на должностях с вредными условиями труда.

Такой способ учета рабочего времени сотрудников фиксируется в приказе, который издается отдельно. Каждый день фиксируются отработанные часы, однако итог подводится в конце обозначенного отчетного периода.

Оплата труда за месяц производится по фиксированной ставке, а сверхурочные часы оплачиваются в конце отчетного периода.

Методы ведения учета рабочего времени сотрудников

Способов осуществления учета много. Мы приведем самые популярные.

Бумажный журнал

Традиционное решение, которым компании пользуются уже несколько десятков лет. Смысл такого способа состоит в хранении данных на бумажном носителе. И несмотря на то, что у множества фирм журналы все еще в ходу, они являются уже устаревшим методом.

Видеонаблюдение

Это система, работу которой контролирует специальный работник на пункте управления, или может быть полностью автоматизированной. Первый способ повышает эффективность видеонаблюдения, так как сотрудник следит за соблюдением трудовой дисциплины и регистрирует вольности, допускаемые кадрами. Плюсом видеонаблюдения является возможность оценки КПД отдельных работников и соблюдения ими должностных обязанностей. Недостаток – лишние расходы на приобретение дорогостоящего оборудования.

Учет рабочего времени сотрудников в Excel или сервисах Google

Основное достоинство учета рабочего времени сотрудников в таблицах заключается в простоте эксплуатации сервисов. Нужно просто сделать шаблонную таблицу, в которую будут вноситься данные по каждому учетному периоду. Кроме того, предприятию не придется совершать лишние финансовые траты. Однако такая методика подходит преимущественно для небольших фирм. Если штат насчитывает несколько десятков работников, без внедрения автоматизации не получится обойтись.

Учет рабочего времени сотрудников в 1С и других бухгалтерских программах

Многие из программ снабжены опцией, позволяющей специалистам фиксировать время, отработанное теми или иными специалистами. Благодаря этому минимизируется вероятность ошибок, а также сильно экономится время.

Учет рабочего времени сотрудников по карточкам

На предприятии устанавливаются контроллеры, а каждому работнику выдается персональная магнитная карточка. Для входа на территорию организации необходимо приложить карту к считывающему устройству. Такое решение гарантирует тщательный контроль времени, вплоть до минуты, которое специалист провел на рабочем месте.

Однако такой способ обладает и недостатками. Это оборудование достаточно дорогое. Следовательно, маленькие компании редко покупают контроллеры. Кроме того, при поломке техники потребуется дорогостоящее обслуживание, влекущее за собой непредвиденные расходы. И еще два момента: на время ремонта устройств люди не смогут попасть на свои рабочие места, а также карту очень легко потерять. Последнего риска получится избежать, если поставить сканер для учета рабочего времени сотрудников по отпечаткам пальцев.

CRM

Они снабжены встроенным таймером, активизирующимся в момент запуска работником приложения. Счетчик остановится, когда сотрудник выключит программу. Преимущества: простота и удобство использования, надежность. Недостаток – путаница в момент привыкания к использованию системы. Персонал будет забывать активизировать или отключить приложение.

Кто должен вести учет рабочего дня сотрудников

Не важно, какой метод будет выбран, работодатель несет ответственность за то, чтобы он был реализован. В большинстве случаев эту обязанность берет на себя руководитель фирмы, однако представители высшего руководства компании редко занимаются этим лично, так как на них возложено много прочих важных обязательств.

Для назначения лица, ответственного за этот сектор работы, обязательно должен быть издан отдельный приказ, в котором обозначаются и отчетные периоды. Если предприятие небольшое, то учет вполне может вести один человек. Когда речь идет уже о масштабной корпорации, то часто эта ответственность распределяется между начальниками отделов.

Суть процесса заключается в следующем: ответственное лицо заполняет табель, после чего его закрывает и заверяет подписью.

В некоторых случаях ежедневный учет ведет секретарь либо главный бухгалтер.

Лицо, уполномоченное на эту работу по приказу, в обязательном порядке должно:

• регистрировать и включать время нахождения людей на их рабочих местах в учетную документацию;
• проверять присутствие и достоверность документов, которые подтверждают оправданность опозданий и прогулов (медсправок, повесток в суд и так далее);
• закрывать ведомости, заверять их подписью, передавать в бухгалтерию.

Уполномоченное лицо должно перед вступлением в полномочия ознакомиться с приказом под подпись.

Часто задаваемые вопросы об учете рабочего времени сотрудников

В каких случаях стоит устанавливать трекеры?

Этот метод хорош для учета отработанных часов кадров, занятых на удаленке. Они регистрируют, когда и в какое время человек приступил к выполнению своих должностных обязанностей, что он делал и на протяжении какого времени он этим занимался. С их помощью можно контролировать присутствие специалиста на рабочем месте, а также делать анализ производительности труда.

Если все сотрудники у вас работают в офисе, то трекеры можно использовать как вспомогательный метод учета отработанных часов.

Как правильно заполнять табель?

Заполняя табель, ответственное лицо использует специальные коды, обозначающие различные кадровые процедуры, к примеру:

• П – присутствие в рабочий день;
• К – командировка;
• О – отпуск;
• В – выход на работу в выходной день;
• Н – ночная смена;
• Б – больничный.

При этом учитывается исключительно рабочее время, которое расходуют сотрудники, заключившие с фирмой трудовой договор.

Читайте также: Как защитить свой дом: эффективные и популярные методы

Как правильно хранить табель?

Организации и предприниматели должны хранить всю документацию, связанную с их деятельностью, в том числе и табель учета отработанных часов. Для этого подойдет как электронный, так и бумажный формат.

Период хранения табеля, по общему правилу, составляет пять лет, а для предприятий с опасными или вредными условиями труда – 75 лет.

Каждая фирма, в соответствии с требованиями трудового законодательства, обязана вести учет рабочего времени, а игнорирование этой обязанности может повлечь за собой серьезные последствия. Если же процесс организован грамотно, то из него можно извлечь немало выгод. К примеру, сделать оценку загруженности кадров, выполнить перераспределение и удаление нерезультативных функций, улучшить дисциплину в коллективе.

Чтобы должным образом организовать данный процесс, можно применять любой из множества существующих способов – от учета рабочего времени сотрудников с помощью программ типа Excel до комплексных систем, направленных на автоматизацию каждого шага. Остается лишь выбрать оптимальный вариант.